Каждый руководитель понимает, что для стабильной работы предприятия нужен высококвалифицированный бухгалтер, так как в бухгалтерском учете и российском налоговом законодательстве несведущему человеку разобраться практически невозможно. К тому же, время от времени предприниматели делятся друг с другом историями, как, например, директор компании случайно узнал о запущенности бухучета в своей фирме.
Как вовремя проверить работу бухгалтера, рассказал эксперт infpol.ru.
Арбитражный юрист, член Палаты налоговых консультантов России, консультант по налогам и сборам, специалист по договорному праву Бато Дабаев:
- Более всего под такую опасность подпадают небольшие предприятия, ведь руководство таких компаний осуществляется директором самостоятельно. Порою, директор не в состоянии своевременно проконтролировать качество работы бухгалтерского отдела. Иногда у него просто нет для этого необходимых знаний.
Самая распространенная ситуация для бизнеса в нашем городе, когда срочно необходим бухгалтер и руководитель. Пытаясь сэкономить, директор приглашает на работу неопытных бухгалтеров, родственников, «на которых можно положиться», в результате чего, отчетность может сдаваться нерегулярно, но в это - никто не вдается. А то, что отчетность совершенно не отражает реальности, а сам учет не велся вообще, выясняется уже тогда, когда такой бухгалтер уходит с должности. В дальнейшем стоимость восстановления учета зачастую оказывается очень высокой.
Проведение аудиторской проверки. Безусловно, один из самых надежных способов проверки качества работы бухгалтера и всей компании. Однако на практике, аудиторская проверка - весьма затратное мероприятие, которое может себе позволить не каждая организация. К примеру, аудиторскую проверку в нашем городе, вероятно, могут позволить крупные торговые сети. При этом возникает сложность в передаче на проверку всего огромного «пласта» документов. Также возникает проблема отсутствия доступных в Бурятии по ценовой категории и по качеству услуг аудитора. Некоторых предпринимателей отпугивает аудиторская проверка раскрытием внутренней, конфиденциальной информации перед третьими лицами.
Конечно, если вы руководитель крупного предприятия и считаете подобные траты оправданными, то вызывайте аудиторов, и они проверят вашу бухгалтерию.
Если аудиторская проверка, на ваш взгляд - слишком дорогое мероприятие, попытайтесь проверить главного бухгалтера самостоятельно. Даже если вы далеки от бухгалтерской отчетности, существуют документы, содержащие сведения, которые вам как руководителю наверняка известны.
Поэтому, давайте рассмотрим 7 простых способов контроля бухгалтера, которые можно применить уже сегодня.
Способ №1. Как проверить состояние расчётов с контрагентами?
Возьмите отчет о расчетах с контрагентами. Это документ, который наглядно демонстрирует, что должны вы своим поставщикам и что должны вам покупатели. Скорее всего, такие сведения известны вам не хуже, чем бухгалтеру. Поэтому вы с легкостью можете проверить достоверность бухгалтерских документов.
Руководителю рекомендуется раз в месяц (можно и раз в квартал) отслеживать задолженность контрагентов. Желательно, проверку проводить в начале и конце периода, когда произошло уменьшение или увеличение долга. По отдельным сделкам можно выборочно проверить документы – убедиться, что они в порядке. Выявленные недостатки послужат сигналом к более детальной проверке.
Способ №2. Как проверить движения денежных средств по расчетному счету?
Директору нужно убедиться в отсутствии «несанкционированных» платежей. Сейчас руководители очень осмотрительно относятся к ключу первой подписи. Но всё ещё остается практика, когда руководитель, желая освободить своё время, передаёт ключ напрямую бухгалтеру. В этом случае бухгалтер может отправить платежи не по тому каналу.
Иногда бухгалтер говорит, что ему необходим ключ для подготовки «платёжек». Сейчас в банке есть «технический» ключ. Он позволяет подготовить платёжку, посмотреть выписки и загрузить их в «1С». Но без подписи директора программа не отправит ни один платёж. Таким образом, можно останавливать сомнительные или непонятные платежи.
Сейчас налоговые органы имеют право напрямую из банка запросить движение по расчётным счетам. Поэтому важно, чтобы сходились все ключевые показатели, которые отправляются внешним контролирующим органам.
Способ №3. Как проверить кассу?
Для проверки кассы нужно запросить у бухгалтера кассовую книгу. Она у него должна храниться в распечатанном виде. И «минуса» в кассе быть не должно ни при каких обстоятельствах.
Способ №4. Как проверить склад?
Склад проверяется не по фактическому наличию на нём товара, а по учёту. Обороты можно отдать на откуп бухгалтеру, а вот остатки по товарам и материалам следует проверять.
Попросите у бухгалтера отчет по остаткам на складе и первичные документы. Подсчитайте суммы, указанные в приемных накладных и документах по отгрузке. Это даст вам некоторое представление об организации складского учета и своевременности заполнения документов бухгалтером.
Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идёт в налоговые органы.
Любые непонятные вам расхождения в этих значениях говорят о наличии проблем.
Способ №5. Как проверить расчёты по налогам?
Самый быстрый способ — это взять сверку в налоговой инспекции. Руководитель может без ведома бухгалтера с паспортом сходить в налоговую инспекцию по месту учета и запросить справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. У налогового инспектора можно спросить откуда и когда образовалась переплата или недоимка в данной справке. С этими же вопросами можно обратиться к бухгалтеру для разъяснения.
Чтобы избежать потерю времени в налоговой, можно подключится к личному кабинету налогоплательщика и не вставая с рабочего места руководитель может проверить сданные декларации с начисленными суммами налогов и оплату налогов.
Способ №6. Как проверить качество оприходования и учета товарно-материальных ценностей?
Для контроля оприходования товарно-материальных ценностей, ознакомьтесь выборочно с документами по приобретению товара и других ценностей. При осмотре документации вам следует обратить внимание на наличие следующих фактов:
- наличие реквизитов сторон;
- указание материально ответственных лиц, которые оприходуют ценности;
- наличие оригинальных подписей ответственных лиц за оприходования ценностей;
- наличие визирования документа соответствующими отделами вашей компании;
- наличие печатей сторон.
Если вы обнаружите документы, оформленные без обязательных реквизитов и принятые в учет бухгалтерией, это будет свидетельствовать, что контроль ценностей не достаточен или отсутствует.
Способ №7. Как выявить существуют ли «хвосты» в бухгалтерии вашей компании?
В бухгалтерии не всегда можно спрогнозировать затраченное время на обработку того или иного документа. А потому, если бухгалтер что-то не успевает, он оставляет менее важную работу на потом. А в первую очередь выполняет ту, которая непосредственно связана с подготовкой отчетности. Несомненно, самая первоочередная работа бухгалтера - это составление отчетности, а все остальное менее значимое. И та работа, которая осталась невыполненной, остается на тот момент, когда отчетность сдана, нет «горячки» и в наличии есть спокойное время до начала следующего налогового месяца.
Человеческая природа такова, что дела, оставленные на потом, очень часто превращаются в «хвосты». А «хвосты» имеют свойство накапливаться. О результатах такой ситуации можно только догадываться.
Рекомендуем вам проверить документацию, которая в первую очередь попадает в разряд «хвостов». К такой документации относятся: сведения по начислению зарплаты, табеля учета рабочего времени, авансовые отчеты.
Предложите вашему бухгалтеру показать последние распечатанные и подписанные вами документы. Если документация не оформлялась более чем за один месяц, то ваша бухгалтерия имеет видимые «хвосты» и их следует немедленно устранять.
Как видим, для того чтобы выявить потенциальные проблемы работы компании, директор может самостоятельно проконтролировать работу бухгалтерии, выделив для этого всего несколько часов своего времени. Пусть данный контроль не даст стопроцентного ответа о нарушениях в цифрах, но он позволит оценить работу бухгалтерии в целом и может стать отправной точкой для принятия соответствующих решений. Также просьба прислушаться к народной поговорке «Доверяй, но проверяй». Эти слова, не потеряли актуальность и по сей день.
