Руководству организации, которая использует в своей деятельности транспорт важно досконально изучить вопрос учета ГСМ. Ведь правильный подход позволит компенсировать немалую часть денежных затрат предприятия.
Дело в том, что компенсация расходов ГСМ и на амортизацию транспорта не облагается НДФЛ. Однако чтобы освободить эти средства от налогового бремя, нужно документально доказать, что это доходы работника, а действительно, компенсации.
Для удобства предпринимателей и бухгалтеров учреждений мы собрали нужную информацию по учету и списанию ГСМ.
К ГСМ относится:
- Все виды топлива (газ, дизель, бензин);
-смазочные материалы (масла, смазки, применяемые в процессе ремонта, обслуживания и эксплуатации транспорта);
-тормозные, охлаждающие жидкости.
Расчет нормы расхода топлива
Расчет нормы списания ГСМ можно провести двумя способами:
- Воспользоваться имеющейся к транспортному средству технической документации и на основании этого документа разработать нормы использования топлива и смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года. Здесь же можно учесть загруженность дорог и другие условия.
- Установить нормы на основании анализа фактического использования транспорта и проведения замеров.
Формула для вычисления расхода ГСМ
Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:
Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D)
где Qн – нормативная трата топлива,
Hs – базовая трата топлива на 100 км,
S – пробег транспорта,
D – коэффициент в процентах.
К примеру, на балансе организации находится автомобиль, который зарегистрирован в Улан-Удэ. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра. пробег S – 250 км. Коэффициент D (работа в зимнее время ) – 15%, коэффициент D (город с населением - 413 000 человек) – 15%. Расчеты коэффициентов можно узнать здесь.
Применив формулу, получим:
0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,15+0,15) =21,31 л.
Учет ГСМ
Согласно Налоговому кодексу, затраты для уменьшения налога, должны иметь документальное оформление.
Для этого нужно позаботиться о сборе и хранении следующих документов:
- Подтверждение покупки ГСМ (чеки, авансовая отчетность, талоны, отчетность по топливной карте).
- Удостоверяющие применение транспорта в ходе работы (путевые листы).
- Подтверждение использования ГСМ (бухгалтерская документация, системные отчеты).
Как списывается ГСМ
При учете расходов ГСМ используют любо документацию минтранса России либо предприятие разрабатывает собственные стандарты.
Нужно иметь в виду, что расчет расходов на топливо можно произвести двумя способами:
1.Применением документов, разработанных производителем транспорта.
2.Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.
При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:
- При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
- При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.
Порядок действий
- Создание комиссии.
- Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
- Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.
- Замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.
Отметим, составляя нормы, руководству организации важно помнить, что при завышении норм налоговая инспекция может запросить обоснование показателей.
