Все чаще руководители приходят к мысли, что для упрощения и рационализации документооборота необходимо изготовить факсимиле. Это клише, которое представлено в виде штампа или печати. На него с максимальной точностью переносится личная виза должностного лица, который, по регламенту должен подписывать документы.
Факсимильная подпись – это своего рода механический аналог подписи руководителя, который может пригодиться в самых различных ситуациях. Во-первых, такое решение просто не имеет альтернатив в ситуации, когда ответственное лицо находится в отъезде и в то же время необходимо подготовить какой-то срочный документ, отсутствие которого может отразиться на нормальной работе предприятия. Кроме этого, данным инструментом может пользоваться и сам руководитель, когда объем документов более чем значительный.
Многие считают, что применение факсимиле для подписи ряда экономических, финансовых, налоговых или юридических документов сопряжено с большими рисками, поэтому ограничивают сферу действия данной визы. Случаев, когда печать попадала в недобросовестные руки предостаточно, поэтому государственные институты не могли остаться в стороне. В настоящий момент факсимильная подпись не имеет своей законной силы на различных доверенностях, платежных документах и счетах-фактурах. Чаще всего ее можно увидеть на поздравительных открытках, пригласительных и так далее. Если факсимильный оттиск применяется для визы различных сделок, то стороны должны заключить дополнительное соглашение на сей счет. Важно предусмотреть возможность использования данного инструмента и сроки действия печати.
Необходимо назначить ответственного лица за хранение и использование факсимиле, а также описать ситуации, когда такое решение будет считаться уместным. Данная обязанность должна быть прописана в должностной инструкции или вменена приказом. В документе должно быть четко оговорено, кто имеет право пользоваться подписью. Указываться виды документации, на которых она будет считаться действительной, и приведен перечень мер, которые обеспечат сохранность факсимиле.
Факсимильный оттиск может быть крайне полезным и стать источником оптимизации процесса документооборота. Главное, чтобы он находился в надежных руках.
