Вам когда-нибудь приходилось наблюдать, как начальник бегает по кабинетам, решая кучу вопросов, а подчиненные спокойно попивают чай и ведут занимательные беседы? Наверняка к концу дня такой руководитель чувствует себя уставшим и не способным к стратегическим планам компании. Ошибка такого руководителя очевидна – он неправильно распланировал рабочее время и по каким-то причинам взвалил все обязанности на свои плечи. Как все успеть и правильно распределить обязанности, рассказали специально для Infpol.ru успешные предприниматели Улан-Удэ.
Не тяните лямку одни
Бизнес – это «семья», где все что-то делают для того, чтобы она функционировала адекватно. Если все будет делать один, то либо бизнес будет слабым, либо такая «семья» долго не проживет.
Делегирование – это передача вашей задачи для исполнения другому человеку и наделение его соответствующими правами.
- Проще говоря, это распределение задач ради освобождения вас для более глобальных задач. Ведь тянуть лямку одному управленцу в корне неверно, - считают наши эксперты.
Но не стоит рассматривать его как способ снять с себя ответственность или избавиться от «черной» работы. Делегирование полномочий – адекватное распределение задач между членами коллектива с целью повышения эффективности труда в целом. Это позволяет руководителю сосредоточиться на стратегически важной для бизнеса работе, не рассеивая внимание на второстепенные задачи.
Тайм-менеджмент
Если дословно, это управление временем. Во-первых, это знания и навыки, которые помогают нам правильно организовать свое время и заполнить его важными делами.
- Это самая важная вещь в работе предпринимателя, потому что благодаря высокой дисциплинированности руководителя и его команды снимается очень много вопросов. Во-вторых, тайм-менеджмент – это, конечно же, финансовый план. Как в личном финансовом плане, так и в планировании на предприятии, - считает бизнес-леди, председатель Ассоциации рестораторов Бурятии, основательница сети кафе Жанна Будаева.
Планирование она разделяет на две части: стратегию, то, что будет в будущем (10 – 15 лет), тактическое планирование, т.е. то, что происходит сейчас или план на ближайший месяц. В целом высокая организация самого управленца – это ключевая часть бизнеса. Разумеется, если сам управленец недисциплинирован, то команда отстает.
Страдания руководителя: я все смогу сам
В большинстве случаев предприниматели страдают тем, что не могут делегировать. Это основная проблема, связанная с тем, что управленец считает: «Я все знаю», «Я все смогу сам» или «Я не могу перепоручить это дело кому-либо другому, потому что он менее профессионален, чем я». Но, по мнению Жанны Будаевой, эта проблема решается просто.
- На одного из сотрудников делегируется определенная часть полномочий, которая меньше всего может нанести вред, и те функции, которые может выполнять другой человек. Так разгружается время самого предпринимателя. Конечно, на первом этапе это сложно, нужно учиться, - говорит она.
Если бизнес растет, а предприниматель тратит много времени на решение задач по развитию, то у него остается мало времени на самого себя и семью. Поэтому Жанна Будаева советует делегировать, начиная с самых первых признаков усталости или непонимания чего-то. В этом случае нужно брать действительно профессионала и не скупиться, делегируя полномочия.
Когда коллектив становится сплоченнее?
По словам бизнес-леди, самое сложное в делегировании – это назначение полномочий, отвечающих за управление.
- Сложность в том, что мы боимся обмана либо невыполнения плана, от которых страдает весь бизнес. Но, как показывает практика, при правильном подходе, когда собственный внутренний резерв уже исчерпан, необходимо делегировать полномочия. В целом нужно прописывать процессы, ведь когда они прописаны, становится понятно, в каком месте и что можно делегировать. Становится все видно, какой процесс «проседает», - разъясняет Жанна.
Еще одним плюсом делегирования является то, что задачи выполняются за меньшее время, чем если бы работал один человек. Повышается уровень доверия между начальником и подчиненными, а коллектив становится сплоченнее.
В назначении полномочий также важным является постановка четких задач и сроков выполнения - чтобы сотрудник понимал, что именно ему нужно сделать и к какому сроку.
Не отвлекаться от работы
Первым делом бизнес-леди советует не превращаться в многорукого и многоногого.
- Делегировать нужно очень грамотно. Прежде, конечно, нужно весь процесс увидеть извне, чуть-чуть сверху, прописать все процессы и тогда уже будет понятно, что ты делегируешь и сколько ты готов отдавать денег, чтобы не тратить время на этот процесс. В этом случае вытекает нормальный результат, отсюда новые мысли и высокий заработок, - говорит Жанна.
Ясная цель команды
Всегда нужна предельно ясная цель, понятная всем членам команды. Это может быть и финансовый порог, который необходимо преодолеть в определенные сроки, либо другой результат, связанный, например, с объемами производства.
- И обязательно нужно применять промежуточные цели, мотивирующие команду маленькими победами, - делится своим мнением владелец креативного агентства Виталий Ханхалаев.
Негативные настроения в команде
Зачастую негативные настроения в команде возникают в случае нереализованных ожиданий. Поэтому руководству стоит понимать мотивацию каждого сотрудника. Ею могут быть продвижение по карьерной лестнице, личный рост.
- Также у каждого имеются свои личные задачи, не связанные с работой, на которые он ориентируется, и это необходимо учитывать. Опять же важна доверительная непринужденная атмосфера, - говорит Виталий, - ни в коем случае не допускайте формирования «кланов» в команде, это путь к разрушению системы и падению эффективности. Прокачивайте доверие в команде!
Бывает, руководство может смущать либо высокий профессионализм работников, либо очень низкий. В первом случае это хорошо, они работают под вашим началом и приносят средства вашей компании, усиливая ее. Не забывайте о хорошей оплате таким специалистам. Во втором случае нужно понять, что чаще всего подчиненные сделают работу хуже, чем если бы за нее взялись вы. С этим придется смириться, так как ваш наиценнейший ресурс - время. Уделяйте его собственному развитию, стратегии компании, расширению деятельности, предупреждает специалист.
Прозрачно и понятно
Каждый участник команды обязан понимать свою ответственность, поэтому обязательно написание должностных инструкций. Эти прозрачные и понятные задачи для сотрудника и компании в целом запросто сведут к минимуму последствия конфликтов. В команде должен быть свой управленец, который будет твердо держать структуру и отвечать за выполнение задач.
Если хотите построить бизнес, который будет приносить доходы без вашего участия, а также масштабироваться объемно и географически, необходимо научиться доверять своим специалистам, создавать грамотную команду профессионалов, которые сильнее вас в своих областях. Во-вторых, не бояться утечки информации, так как, пока боитесь, конкуренты сделают это за вас. Новичкам нужно знать, что сама по себе идея не несет высокой цены. Наиболее ценен работающий проект.
