Что такое ЭДО
10 тысяч организаций, особенно медицины, проектные и исследовательские институты накапливают 100 млн. экземпляров на бумажном носителе. Вороха таких материалов невозможно просмотреть в кратчайшие сроки, чтобы найти в них важную информацию. Помощь в этом оказывают системы накопления баз данных, как например, ЭДО. Это электронный документооборот, который позволяет хранить, сортировать, сводить в каталоги, разделы деловые бумаги. Такой подход сводит чертежи, исследовательские материалы, бланки, справки, карты здоровья и 10 млн. форм в удобные реестры. Подключиться к ЭДО можно у официального сервисного центра Контур.Диадок по ссылке.
Что такое и зачем нужен электронный документооборот
Чтобы увеличить эффективность и полезность быстрого просмотра, нахождения текста по ключевым словам организации, темам каждому экземпляру, странице присваивают шифр штрихкод, иную нумерацию. Максимальное применение и распространение ЭДО помогает специалистам компании, пользователям находить текст, расчёты, карты больных под искомую задачу.
Как происходит глобализация поиска и нумерация
В ведомственных предприятиях вводят алгоритмы ЭДО по установленным Правилам, регламентам, чтобы они были удобны, позволяли специалистам работать удалённо. К примеру, крупные холдинги, как АК «Транснефть» делают внесение изменений во внутренние справочники, классификаторы, как БД НИОКР по запросам кураторов. Что интересно Москва или Братск, 4890 км, Железногорск или Брянск на расстоянии 15250 км не влияют на поиск, ввод данных в ЭДО.
Компания пользуется собственной системой ЭДО, которая функционирует так. Клерк вводит или направляет по электронной почте в адрес центрального аппарата службы ведения БД НИОКР на E-mail (niokr@niitnn.transneft.ru) указывает текст сообщения, в котором указывает:
- Дату внесения в БД.
- Автора запроса, подразделение, должность, ФИО, контактные сведения.
- Наименование справочника, классификатора, куда вписать бланк, изобретение.
- Тип запроса, добавляет, изменяет, удаляет при определённых обстоятельствах записи.
- Содержание добавления, изменения записи для справочника, классификатора.
При необходимости к тому же сообщению прикрепляет файлы, чертежи, схемы, эскизы, которые содержат дополнительную информацию. Например: реквизиты организации.
Какие ЭДО используют организации
Электронные документы в системе ЭДО выполняют внутреннего пользования, которые действуют в пределах 1 структуры. Для использования с помощью Рунета применяют внешние ЭДО – деловые бумаги перемещаются между предприятиями, физическими лицами, государственными учреждениями. Коротко об этапах работы с ЭДО при обмене деловыми бумагами, распоряжениями, чертежами, эскизами, нормативными директивными документами между компаниями и физическими лицами:
- Сотрудник 1 структурного подразделения оформляет письмо.
- Далее инженер подписывает за своей электронной подписью формуляр, чтобы отослать бланк по системе ЭДО в адрес получателя.
- В момент ознакомления с бланком специалист компании адресата ставит ЭП, делает отправку уведомления в 1 структурное или головное учреждение. Ждёт одобрения, когда формуляр примут в БД.
- Зачастую происходит параллельное следование распоряжений ЭДО, которое обозначает, начало приступить к требованиям указания. Например, выполнять описание действия в письме: отгрузить товар, перевести оплату в БАНК, на счёт кредитора. Также получатели вправе отклонить любое предложение ЭДО, что требует корректировки, внесения исправлений, суммы расчёта за продукцию.
Для удобства пользования ЭДО совмещают с 1-С Предприятие, другими программами, чтобы автоматизировать процесс регистрации, расчёта за операции. Алгоритм действий на 100 вариантов раз делают универсальным, чтобы в комплексе 1 предприятия и 10 филиалов увеличить прохождение деловых бумаг, справок, актов, платёжек. Такая автоматизация делается на ведомственных предприятиях и разных направлений деятельности и частной или государственной собственности.
