При электронном документообороте происходит обмен электронный версий документов, обеспечиваемый посредником – оператором ЭДО, например Контур Диадок.
Такой документ является файлом. Его заверяет квалифицированная электронная подпись (КЭП). Юридическая сила документа обеспечивается электронной подписью. Такие документы соответствуют составленным на бумажных носителях. Законодательные акты фиксируют данную процедуру в 63-ФЗ.
Особенности электронного документооборота
Чтобы электронные документы дошли до адреса, нужны буквально мгновения. Задержки возникают только из-за медлительности сотрудников фирмы. Работать через ЭДО предприниматели предпочитают, в том числе, для снижения финансовых затрат. Переслать электронный документ всегда дешевле, к тому же здесь исключена оплошность того же курьера, так как такой документ не потеряется.
Случается, что предприниматель не желает изменять бизнес-процесс. Он уверен, что работа с бумажными носителями проще. Порой предполагается, что ЭДО удобно только для крупных компаний, регулярно обменивающихся информацией. Они ежемесячно отправляют до 100 документов, что довольно затратно. Но когда речь идет об отправке 3 – 4 писем ежемесячно, ЭДО тоже создает удобства. В таком случае не требуются затраты на оплату работы логистических компаний, а электронную версию письма можно проверить через несколько лет.
Преимущества электронного документооборота
В России оборот электронных документов регулируется 63-им Федеральным законом. Нормативные акты регулируют форму, правила заполнения и обмен такими документами. Юридическую силу им обеспечивает электронная подпись, в которой содержится информация о владельце. Но сервис такой подписи должен находиться в числе операторов ЭДО, иначе юридическая сила документа может быть не обеспечена. Сервисы можно найти в свободном доступе. Уточнить информацию о них можно самостоятельно. Обычно это выполняет юрист.
Плюсами электронного обмена документами являются:
- Незамедлительная отправка делового письма, что создает уверенность в своевременном получении нужной информации.
- Сокращаются расходы. Документы отправляются с минимальными затратами. При этом возможна одновременная работа с десятком, а то и больше, маркетплейсами.
- Бизнес-процессы оптимизируются. Не требуется утверждение форм деловых бумаг, не нужна подпись партнера, не требуется время на доставку.
- Значительная часть крупных компаний отказалась от бумажного документооборота.
- Для хранения обычных документов требуется целых архив. При электронном документообороте достаточно обыкновенной флешки.
- Нет ограничений хранения информации. У налоговой инспекции нет прав запрашивать документы старше четырехлетнего возраста, но их наличие не помешает.
- Отправляя документ и электронную подпись, предприниматель с ЭДО получает готовый шаблон документа, и может проверить, правильно ли заполнена форма.
- Система автоматически запрашивает необходимость электронной подписи.
- Популярные операторы ЭДО предоставляют пример любого документа, который может потребоваться при сотрудничестве с маркетплейсами.
Возможные проблемы
При переходе на электронный документооборот нельзя исключить сложности. Их немного. Главными являются такие:
- если ранее работа с ЭДО не велась, отказаться от документов на бумажных носителях сложно;
- среди операторов есть такие, которые требуют подписать различные документы, но большинство бюрократических препятствий не создает;
- ЭДО используется не всеми партнерами, в таком случае отправить электронный документ нельзя.
К настоящему времени с ЭДО работают практически все крупные маркетплейсы: Ozon, Wildberies, Яндекс маркет и другие. Объем электронных документов растет. За первый квартал 2020 года рост составил 29%.
В течение ближайших лет ЭДО должен занять приоритетное место в обмене деловыми бумагами.
