Если ваш бизнес предполагает обширный штат наемных сотрудников, придется быть осмотрительным. Кроме того, что вам надлежит разработать внутренний распорядок на предприятии, вы должны детально изучить трудовой кодекс. Вам критически важно знать права и обязанности администратора и сотрудников, но не всегда бизнес-процессы позволяют изучать их. В таких случаях придется заручиться поддержкой юриста.
Проблема и ее решение
Кадровый учет и контроль за ним – одна из веских причин, по которой предприятия нанимают правовых работников. Законодательство в этом отношении должно соблюдаться неукоснительно, в противном случае компанию ждут огромные штрафы. Например, стоит уволить сотрудника и, проводя процедуру, допустить расхождение с законом, и тогда вам придется:
- понести предписанное наказание – чаще всего это штрафы;
- восстановить сотрудника;
- компенсировать ему потери трудодней.
Такая перспектива является затратной даже для крупного бизнеса. Для среднего или малого это может оказаться фатальным шагом к банкротству. Исходя из этого, юристы должны контролировать этот вопрос. Но часто проблема кроется в том, что в компании нет человека, курирующего правовую отрасль. Далеко не у всех есть возможность содержать штатного юриста. Тогда следует обратиться в аутсорсинговую компанию. Приглашенный юрист в первую очередь выполнит кадровый аудит. Он выявит все нарушения и поможет их устранить. После этого есть возможность наладить кадровый учет в четком соответствии с законодательством и не опасаться штрафов.
Когда рекомендуется проводить
На своем предприятии вы в любое время можете выполнить кадровый аудит. В ходе него необходимо добиться, чтобы имеющаяся документация полностью соответствовала законодательству. Но встречаются ситуации, когда кадровый аудит необходим обязательно. К таким относятся:
- Конфликтное увольнение сотрудника. Даже если руководство компании имело все основания на подобный шаг, но процедура сопровождалась скандалом, следует быть готовым к инспекциям.
- Смена персонала, ответственного за кадровый учет. Уволиться может как один ведущий специалист, так и вся компания. В этом случае тщательный кадровый аудит необходим, чтобы выявить возможные ошибки предшественников.
- Смена директора предприятия (или команды топ-менеджеров). В этом случае кадровый аудит потребуется для отчетности перед новым руководством
Процедура проводится в преддверии проверок инспектирующих организаций. Они бывают как плановыми, так и внеплановыми, но вы должны быть готовы к ним, не дожидаясь предписаний. Провести проверку рекомендуется, если в имеющиеся статьи трудового законодательства внесены правки. Следует проверить документацию и при необходимости провести ее актуализацию или, если это невозможно, «задним числом» подготовить соответствующие выписки, утвержденные комиссионно.
На заметку руководителю
Чем чаще проводится кадровый аудит, тем ниже вероятность штрафов. Он бывает следующих типов:
- Полный. На него требуется немало времени, поскольку он предполагает сплошную проверку документов, связанных с кадровым учетом, за последние 3 года.
- Выборочный. В ходе этой формы аудита проверяется от 30 до 50% бумаг. Это могут быть как отдельные документы, так и выборочные разделы.
- Экспресс-аудит. Такой тип проверки проводится в короткие сроки. В основном он направлен на то, чтобы выяснить, каких документов не хватает в кадровом учете. Несмотря на сжатость во времени, такая проверка эффективна. Она позволяет выявить грубые ошибки и оценить дальнейшие риски.
В ходе аудита проверяются положения о структурных подразделениях, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, согласие работников на обработку персональных данных. Мониторингу подлежат и записи в трудовых книжках, и в целом правильность ведения последних. Инспекцию извне могут заинтересовать графики отпусков и их соблюдение, документы по командировкам и обучению. Проверяются положения о коммерческой тайне, об оплате труда.
Указаны далеко не все документы, в отношении которых проводится аудит. Можно заказать проверку как отдельной услугой, так и в рамках полного юридического сопровождения.
