Каждый человек, который сталкивался с командировкой, хорошо знает о том, как важно изначально сохранять все необходимые документы, которые относятся категории отчетных. Дело в том, что денежная компенсация понесенных расходов возможна только в том случае, если в бухгалтерию были своевременно и в полном объеме предоставлены официальные бумаги. При этом очень важно, чтобы они были оформлены правильно, в точном соответствии с требованиями действующего законодательства.
Что представляет собой отчетные документы о командировке
Во всех случаях требуются гостиничные чеки с подтверждением, поскольку только так бухгалтер может убедиться в том, что человек действительно официально проживал в отеле и понес соответствующие расходы. Более того, именно какие документы являются основанием для начисления соответствующих выплат в рамках компенсационных расходов, что позволит совершить все необходимые бухгалтерские проводки правильно.
Однако вернемся к тому, с чего начинается командировка. В соответствии с требованиями трудового законодательства, направить сотрудника в служебную поездку можно только на основании Приказа, который подписывается руководителем фирмы. После официального утверждения, сотрудник обязан ознакомиться и подписать его, что будет означать согласие на отправку в деловую поездку.
Важно добавить, что началом командировки является дата отправки сотрудника, причем с указанием конкретного времени, которым может считаться время отправки автобуса или поезда. Временем окончания командировки считается факт прибытия сотрудника на предприятие, где он обычно отчитывается непосредственному руководителю о результатах своей деловой поездки.
Какие расходы обязаны возмещаться работодателем
Любая деловая поездка всегда совершается по рабочим обстоятельствам, а поэтому в обязательном порядке компенсируются со стороны компании. При этом в перечень расходов, которые подлежат денежной выплате, входят такие:
- аренда гостиничного номера или съем частного жилья;
- оплата проезда к месту работы в командировке;
- суточные, которые должны покрывать дополнительные расходы, которые могут осуществляться в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства;
Примечательно, что суточные обязаны быть выплачены до факта отъезда сотрудника. Если сотрудник отправляется в первую поездку, ему настоятельно рекомендуется заглянуть в бухгалтерию, чтобы заблаговременно узнать, какие документы он должен предоставить для соответствующей денежной компенсации после возвращения.
Дополнительные документы, предоставляемые командированным лицом
Чтобы получить всю необходимую компенсацию, человеку по прибытии обратно следует предоставить авансовый отчет. Чаще всего он оформляется в соответствии с формой АО-1, куда вносятся все необходимые данные, касающихся понесенных денежных затрат. Чтобы исключить риск ошибок и неточностей при заполнении, сотруднику следует заблаговременно взять бланк и ознакомиться с правильностью его заполнения, для чего можно воспользоваться образцом.
На весь период деловой поездки сотруднику выдается специальное командировочное удостоверение. По возвращении на предприятие человек обязан сдать его вместе с авансовым отчетом. Чаще всего данный документ имеет унифицированную форму Т-10 Нередко в перечень обязательной документации входит также служебное задание, которое составляется непосредственным начальником командированного лица до его отправки в поездку.
